To Vortex εξασφαλίζει της ελεγχόμενη και διαβαθμισμένη πρόσβαση των χρηστών. Ο διαχειριστής δηλώνει σε ποιο τμήμα της επιχείρησης ανήκει ο κάθε χρήστης καθώς και ποιος είναι ο ρόλος του.
Έπειτα, δηλώνει σε ποιες διαδικασίες και δεδομένα έχει πρόσβαση ο κάθε ρόλος. Κατά συνέπεια, κάνοντας μια αλλαγή δικαιωμάτων σε αυτόν τον ρόλο, αλλάζουν αυτόματα τα δικαιώματα σε όλους τους χρήστες που ανήκουν σε αυτόν τον ρόλο. 

Ο κάθε χρήστης αποκτά κωδικούς πρόσβασης (Username – Password), και ανάλογα με την ταυτότητα του, έχει πρόσβαση μόνο στις πληροφορίες και τις διαδικασίες που τον αφορούν.
Έτσι ο κάθε χρήστης αποκτά πρόσβαση μόνο στα δεδομένα που του επιτρέπονται να παρακολουθεί.